Vedr. høring af ”Strategi for digitalisering af den offentlige sektor 2007-2010”

Statens Arkiver fremsender hermed sit høringssvar på ”Strategi for digitalisering af den offentlige sektor 2007-2010”. Høringssvaret er afgivet med udgangspunkt i Statens Arkivers ansvar for bevaring af arkivalier, der har historisk værdi, herunder navnlig sikringen af at elektroniske arkivalier kan afleveres til offentligt arkiv i en form, som sikrer, at arkivalierne kan bevares og stilles til rådighed, også på langt sigt.

På den baggrund har Statens Arkiver følgende kommentarer til udkast til strategi:

Fællesoffentlige standarder (s. 6)
Statens Arkivers bevaringspolitik bygger på, at der så vidt muligt anvendes åbne standarder ved arkivering af data og dokumenter. På den baggrund hilser Statens Arkiver det velkomment, at der nu bliver sat fokus på anvendelse af åbne standarder i det offentlige. Ved indførelsen af nye obligatoriske standarder er det dog nødvendigt, at der tages stilling til standardernes egnethed til arkivformål, dels i forbindelse med myndighedernes anvendelse af standarderne til forvaltningsmæssige formål, dels i forbindelse med arkivsektorens anvendelse af standarderne til arkiveringsformål. I forbindelse med myndighedernes anvendelse af åbne standarder til arkiveringsformål, er det afgørende, at de elektroniske arkivalier der hermed skabes lader sig arkivere uden signifikante datatab. I forbindelse med arkivsektorens anvendelse af standarderne til arkiveringsformål, er det afgørende, at standarderne lader sig konvertere, så data kan bevares over tid. Statens Arkiver må endvidere tage forbehold for, at anvendelse af obligatoriske standarder til arkivformål kan gøre det dyrere end nødvendigt for de afleverende myndigheder at producere arkiveringsversioner af data, og for arkivsektoren at varetage den efterfølgende opgave med at langtidsbevare data. Det gælder, hvis myndighederne ikke har anvendt de obligatoriske standarder, og hvis de obligatoriske standarder ikke har forretningsmæssig relevans for arkivsektoren.

Borgernes muligheder for at følge egne sager (s. 7 og 10)
Statens Arkiver forudsætter, at borgernes mulighed for at følge deres egne sager kun gælder for verserende sager. Statens Arkiver understøtter ikke umiddelbart borgernes adgang til afsluttede og arkiverede sager. En sådan adgang vil kræve en omfattende analyse og opmærkning af afleverede data og videreudvikling af den applikation, der i øjeblikket er under udvikling.

Serviceorienteret arkitektur og fælles drift af offentlige registre (s. 7 og 11)
Ved en øget anvendelse af serviceorienteret arkitektur er det nødvendigt at have fokus på, hvordan forvaltningsmæssige beslutninger og grundlaget for dem dokumenteres. I denne forbindelse og i forbindelse med fælles drift af offentlige registre, er det endvidere nødvendigt at have fokus på, hvilke myndigheder der spiller hvilke roller i forhold til data. Som eksempel kan nævnes rollen som dataansvarlig i henhold til persondataloven og rollen som ansvarlig for varetagelse af arkivmæssige hensyn i henhold til arkivlovgivningen.

Den offentlige sektors it-systemer skal tale samme sprog (s. 18)
Statens Arkiver hilser det velkomment, at der skal udarbejdes en handlingsplan for udvikling af den samlede forretnings- og it-arkitektur i den offentlige sektor. I den forbindelse skal bevaring og arkivering af data tænkes med, og Statens Arkiver bidrager gerne hertil.

Da udviklingen af FESD-standarden har stor betydning for den digitale arkivdannelse, der sker i det offentlige, er Statens Arkiver endvidere interesseret i i et nærmere aftalt omfang at blive involveret i det videre arbejde hermed.

Herudover hilser Statens Arkiver de fokusområder, der fremgår af udkastet til strategien velkomne. På Statens Arkivers nuværende resultatkontrakt med Kulturministeriet, som dækker perioden 2005-2008, er der allerede fokus på digitalisering, der er målrettet mod at skabe forbedring i servicen til borgere og myndigheder. Det gør sig dels gældende i form af en videreudvikling af mulighederne for at søge og bestille arkivalier via Internettet, dels i form af udarbejdelse og implementering af en strategi for tilgængeliggørelse af de elektroniske arkivalier, som Statens Arkiver modtager. I denne forbindelse arbejder Statens Arkiver bl.a. på at udvikle en generel brugergrænseflade til de arkiveringsversioner af data fra elektroniske journaler og ESDH-systemer, som afleveres til Statens Arkiver. Statens Arkiver har endvidere fokus på tværgående samarbejde med andre interessenter på arkivområdet. Det gælder dels i samarbejdet med andre kulturbevaringsinstitutioner på Kulturministeriets område om fælles lagring af data på Statsbiblioteket i Århus, dels i samarbejdet med kommunerne og de kommunale arkiver om vedligeholdelse af en fælles standard for bevaring af offentlige myndigheders elektroniske arkivalier.

Med venlig hilsen

Johan Peter Noack
Rigsarkivar

Senest opdateret 19-04-07